In ufficio, la gestione dei documenti è spesso un problema, soprattutto quando ci affidiamo ai sistemi più tradizionali. Avere a disposizione un archivio digitale, invece, è un ottimo modo per ottimizzare il workflow, ma come archiviare documenti cartacei con un unico gestionale? Grazie alla tecnologia, possiamo ulteriormente digitalizzare la nostra azienda, dando a tutti la possibilità di consultare l’archivio in modo immediato, ma non solo.
L’archiviazione di documenti online è un ottimo modo per portare anche un po’ di ordine in ufficio. Ci sono dei vantaggi anche per quanto riguarda lo spazio, che può essere destinato ad altri usi. Se vuoi saperne di più, scopri come archiviare i documenti cartacei in digitale: come funziona il servizio e quali sono i suoi principali vantaggi.
Come archiviare documenti cartacei?
Un ufficio ben organizzato, dove vengono ottimizzati i tempi di archiviazione, si affida ai moderni sistemi di digitalizzazione. La tecnologia viene in nostro aiuto dandoci la possibilità di realizzare l’archivio online: fruibile e disponibile, non ci sono date di scadenze, almeno fin quando non si sceglierà di eliminare parte della documentazione conservata nell’archivio.
Sga Service ti permette di conservare i documenti della tua azienda, mettendoli al sicuro e offrendoti un servizio molto interessante, ma soprattutto immediato. I documenti cartacei non vanno ammassati fino a stipare l’archivio, ma andrebbero controllati nel modo migliore: lo standard qualitativo sarebbe alto, eccellente e non ci sarebbero più problemi nella conservazione.
Archiviazione documentale digitale, quali vantaggi offre?
Il workflow documentale non va sottovalutato. Rispetto al passato, il ciclo del documento attivo e passivo non è cambiato. Tuttavia, è cambiato il nostro approccio al lavoro: vogliamo risposte più immediate, abbiamo bisogno di tempi di risposta brevi. La gestione dei documenti non deve essere un incubo per i dipendenti o per i datori di lavoro, ma deve essere facilitata il più possibile.
L’archiviazione documentale digitale è considerata molto facile, sicura e immediata rispetto al classico archivio stipato di documenti, che magari possono andare persi, o ancora possono creare caos in ufficio.
Aiuta a combattere lo spreco di carta
Uno dei vantaggi principali, che non può non essere citato, è proprio la possibilità di abbattere lo spreco di carta. Continuare a stampare migliaia di documenti – anche quelli non importanti – in ogni caso contribuisce a inquinare. Conservare i documenti con ciclo passivo e attivo in un gestionale digitale permette di sposare la filosofia green, un valore che al giorno d’oggi le aziende non possono non avere.
La codifica dei movimenti
Il sistema di archiviazione documentale offerto da Sga Service è molto innovativo e propone anche la codifica in SGADOX. Cosa significa? Permette una identificazione univoca e anche customizzabile a vari livelli. Si possono tracciare tutti i movimenti di un documento, sin da quando verranno presi in carica dal gestionale a quando verranno distrutti.
La conservazione dei documenti
L’archivio sarà disponibile per tutti. Chiunque abbia bisogno di consultare un documento, può inviare la richiesta e ovviamente il movimento sarà tracciato. Dai dipendenti ai datori di lavoro, può avere accesso all’archivio solo chi sarà autorizzato. In questo modo si offrono anche sicurezza e protezione.
Il risparmio di tempo
A volte abbiamo perso tempo nella ricerca di un dato documento. La funzione di un archivio è ovviamente quella di facilitare questo aspetto: il problema è che i documenti cartacei possono andare persi, o possono venire catalogati in modo errato. Con un gestionale digitale, tutto ciò non avverrà, perché ogni documento sarà ben organizzato a seconda della categoria di appartenenza.
Pertanto, si va a risparmiare e ottimizzare il tempo, che è un elemento prezioso per ogni business. Scegliere un gestionale apre comunque la strada alla digitalizzazione aziendale, che è uno dei temi più importanti che le aziende stanno affrontando nell’epoca del web e della tecnologia.